접수와 문진

접수 단계의 목표는 환자 정보를 많이 입력하는 것이 아니라, 환자를 가장 빠르게 올바른 다음 단계로 보내는 것입니다. 데스크의 하루는 도착 → 문진 → 원장 대기, 그리고 귀가 전 확인과 다음 예약으로 끝납니다. 이 모든 단계가 대화 화면에서 한 줄씩 처리됩니다.

대상 역할

코디네이터, 상담사, 직원, 접수 담당자 (대표원장·원장·간호사도 같은 방법을 씁니다)

시작 위치

로그인하면 첫 문장이 "접수·문진 차례 4명, 다음은 홍길동님입니다."처럼 지금 데스크 차례를 말합니다. 왼쪽 오늘 보드의 접수·문진 줄을 누르거나 "오늘 환자 지금 어느 단계인지 정리해줘"라고 물으면 오늘 온 환자와 각자의 단계, 순번이 정리됩니다. 화면으로 보고 싶다면 "오늘 환자 현황 열어줘"라고 말하면 채팅 옆에 업무 화면이 열립니다.

다시 온 환자 — 이름만 말하면 됩니다

"홍길동님 오셨어", "홍길동 도착했어", "홍길동 왔어요"라고 말하면 지난 방문에서 무엇을 했고 무엇이 남았는지 요약이 먼저 정리되고, 오늘 접수가 올라갑니다. 접수 카드에는 "접수 완료 · 원장 대기 · 오늘 6번째 · 앞에 1명"처럼 접수 순번이 보이고, 원장에게는 "홍길동 원장 대기 · 오늘 6번째 / 앞에 1명 · 주호소" 알림이 갑니다.

• 오늘 예약이 있는 환자는 접수와 동시에 그 예약이 내원 완료로 바뀌고, 남은 안내 문자는 멈춥니다.
• 최근 3일 안에 사전문진을 마친 환자는 문진 대기를 건너뛰어 원장 대기로 바로 갑니다.
• 지난 계획은 임의로 반복하지 않습니다. 새 증상이나 계획 변경은 원장 확인으로 넘어갑니다.
• 접수 단계 이동(도착·문진 완료·원장 대기)은 병원 공통으로 승인 카드 없이 바로 처리되고, 카드에는 결과만 남습니다.

이름이 같은 환자가 여럿이면 생년월일(1988.03.14처럼)을 함께 보여주며 누구인지 고르게 합니다. 승인 카드에도 "홍길동 · 1988.03.14"처럼 실제로 저장될 환자의 생년월일이 붙으므로, 누르기 전에 한 번 더 확인할 수 있습니다. 같은 인적사항으로 두 번 등록된 환자는 "같은 환자가 두 번 등록됐을 가능성"으로 따로 알려줍니다.

처음 온 환자 — 등록 폼이 대화 안에 열립니다

"홍길동 환자 접수해줘", "신환 홍길동 등록, 010-1234-5678, 1960년생, 허리 통증"이라고 말하면 대화 안에 환자 등록 폼이 열립니다. 말한 이름·생년월일·연락처·증상은 미리 채워져 있고, 증상 문장("허리 아파서 왔어")은 부위 칩·좌우·주증상으로 옮겨집니다.

폼 맨 위에서 먼저 오늘 접수 여부를 고릅니다.

전화 예약만 하고 아직 오지 않은 환자라면 "홍길동 환자 등록만 해줘"라고 말하세요. 처음부터 명부에만 등록이 선택된 폼이 열립니다.

• 기본 정보: 이름(필수), 연락처, 생년월일(910623처럼 6자리), 담당 원장. 말하는 사람이 원장이면 담당 원장이 기본으로 선택됩니다.
• 주호소: 부위 증상과 신경·기능 증상을 여러 개 고를 수 있고, 항목마다 좌·우를 정합니다. 가장 불편한 것을 주증상으로 표시합니다.
• 추가 정보(선택): 시작 시점, 경과, 통증 점수(0~10), 의료진 우선 확인, 치료 이력·복용약은 접어 둔 항목을 펼쳐 필요할 때만 적습니다. 답을 모르면 미확인으로 비워 둡니다. 미확인과 없음은 다르게 저장됩니다. 우선 확인에 있음이 하나라도 있으면 접수 즉시 의료진에게 알림이 갑니다.

등록하고 AI 분석 시작을 누르면 카드가 "등록 완료 · 홍길동 · 오전 9:12 등록 · 원장 대기 · 오늘 5번째 접수 · 앞에 1명"으로 바뀌고, 같은 카드에 메디에이전트 AI가 진료 준비 분석 중이 보이다가 완성되면 메디에이전트 AI 진료 준비 분석으로 바뀝니다.

카드 아래에는 누구에게 넘어갔는지가 한 줄로 남습니다. "✓ 김원장 원장에게 알림 전달 · 오전 9:12"와 "다음: 원장 진료 · 진료가 끝나면 알림으로 알려드립니다"가 보이면 전달이 끝난 것입니다. 원장이 검사나 치료를 지시하면 오늘 이 환자를 원장 대기로 올린 사람에게 결과 알림이 돌아오므로, 원장실에 따로 확인하러 가지 않아도 됩니다. 알림이 실패하면 "원장 알림을 보내지 못했습니다 — 진료실 화면 대기 목록에는 올라가 있습니다. 원장께 직접 알려 주세요."라고 표시되니 그때만 직접 전달하세요. 등록이 끝난 환자는 검색 없이 "이 환자 사전문진 링크 보내줘"처럼 이어서 시킬 수 있습니다.

등록 뒤 문진 항목이 많이 비어 있으면 답 아래 첫 칩이 문진 채우기(→ "홍길동 문진 대신 입력해줘")로 붙고, 그다음이 대기 순서 보기입니다.

비슷한 환자가 있으면 먼저 알려줍니다

같은 이름에 생년월일 또는 전화번호까지 일치하는 환자가 발견되면 새로 만들기 전에 "이미 등록된 환자와 같은 정보입니다" 안내와 함께 기존 환자 화면 열기 · 다른 사람입니다, 새로 등록 두 버튼이 표시됩니다. 같은 환자라면 기존 환자로 이어 가 중복 차트를 막고, 동명이인이 확실할 때만 신규로 등록합니다. 이름만으로는 같은 사람으로 확정하지 않습니다.

직접 입력하기

등록을 부탁했는데 이름이나 증상을 되묻는 경우에는 답변 아래 직접 입력하기가 보입니다. 누르면 접수 팝업의 신환 등록 단계가 바로 열리고, 등록 결과와 진료 준비 분석은 같은 대화에 카드로 이어집니다. 다른 대화를 보다가 돌아오거나 새로고침해도 적던 값은 그대로 남습니다.

엑셀로 관리하던 명단은 환자 차트·리포트 화면의 일괄 등록에서 CSV(UTF-8)로 한 번에 올립니다. 빈 양식과 작성 예시를 내려받을 수 있고, 저장 전에 전체 열을 미리보기로 확인하며 신규 환자만 추가됩니다. 명단 등록은 오늘 접수로 처리되지 않습니다.

단계 이동도 한 마디로

환자의 오늘 단계는 말 그대로 옮겨집니다. 목표 단계만 말하면 중간 단계는 순서대로 거쳐 가고, 이미 지난 단계로 되돌리는 요청은 "그대로 둠"으로 답합니다.

접수된 환자는 오늘 환자 현황에 바로 올라가고, 오늘 처음 온 환자에게는 초진 표시가 붙어 진료실에서 초진과 재진을 바로 구분할 수 있습니다. 데스크·직원은 문진 대기부터 원장 대기까지, 간호사는 문진 대기·문진 완료까지 옮길 수 있습니다.

문진 — 환자가 직접 쓰거나, 직원이 대신 적습니다

접수 때 확인한 증상은 정식 문진이 없을 때만 초진 탭에 불러와지고, 미확인 항목은 미확인 그대로 남습니다. 자세한 문진은 네 가지 방법으로 받습니다.

• 사전문진 링크: "홍길동한테 사전문진 링크 보내줘"라고 말하면 환자 주호소에 맞는 문진표 종류를 추천해 링크를 만들고(기본 72시간 유효), 이어서 문자로 보낼 수 있습니다. 환자는 로그인 없이 휴대폰에서 작성하고, 작성을 마친 환자는 접수 시 원장 대기로 바로 갑니다.
• 병원 큐알코드: "우리 병원 큐알코드 보여줘"라고 말하면 환자가 미리 이름·생년월일·연락처·증상을 입력할 수 있는 QR 창과 A4 안내문이 열립니다. 이름·생년월일·연락처가 모두 일치하면 기존 환자에 연결되고, 애매하면 직원 확인으로 넘어옵니다.
• 문진 대신 입력: 휴대폰 작성이 어려운 환자는 "홍길동 문진 대신 입력할게", "어르신이라 못 하신대"라고 말합니다. 대화 안에 문진 대신 입력 · 홍길동 카드가 열리고 주호소·시작 시점·통증 점수를 환자 말을 들으며 적습니다. 직원이 말한 값만 미리 채우고 말하지 않은 증상이나 점수는 넣지 않습니다. 저장하고 AI 분석 시작을 누르면 접수 원문이 진료실 화면에 오르고 원장 대기로 넘어가며, 출처는 직원 대신 입력 · 접수 원문으로 남아 진료 전에 환자에게 한 번 더 확인합니다.
• 상세 문진(선택): 구조 데이터의 상세 문진 (선택) 화면을 열어 태블릿으로 환자가 직접 작성하게 합니다. 대상 환자를 지정한 뒤 오늘 필요한 평가 영역(통증, 어지럼증, 자율신경, 수면, 평가척도 등)만 켜서 받으면 됩니다. 등록 카드의 상세 문진 이어서 작성 (선택) 링크로도 열립니다.

문진 제출 마지막 단계에서 환자 동의를 함께 받습니다.

• 건강정보 수집·이용 동의(필수): 통증·증상 기록에 필요한 동의로, 체크해야 제출됩니다.
• 병원 소식·건강 안내 수신 동의(선택): 건강 소식 안내에만 쓰이는 동의입니다. 진료 예약·경과 안내는 이 동의와 관계없이 발송되며, 환자는 언제든 수신을 거부할 수 있습니다.

잘못 접수했거나 그냥 가셨다면

"홍길동 잘못 접수했어", "홍길동 그냥 가셨어, 접수 취소해줘"라고 말하면 오늘 접수를 취소할까요? 승인 카드가 뜹니다. 문진 대기·문진 완료·원장 대기까지만 취소되고 오늘 목록에서 내려가며, 진료가 시작된 뒤에는 거절하고 지금 어느 단계이며 누가 이어받는지를 답합니다. 진료 기록은 취소해도 남습니다.

접수 뒤 3시간 넘게 멈춘 환자는 첫 화면과 "다시 오실 때가 지난 환자, 누구부터 연락하면 돼?"의 카드에 "접수 뒤 11시간째 멈춤 — 귀가했는지 확인해 주세요"로 올라오고, 귀가함 · 접수 취소 버튼 하나로 정리됩니다. 아직 병원에 있으면 문진 대신 입력으로 이어갑니다.

귀가 전 확인과 다음 예약

치료나 검사가 끝난 환자가 데스크로 오면 "홍길동 남은 일 보여줘", "방문 종료해도 돼?"라고 물어보세요. 귀가 전 확인이 오늘 계획 대비 남은 업무, 원장님 확인 대기, 다음 방문 상태(등록됨·등록 대기·미정)를 한 줄씩 정리합니다.

• 다음 방문이 미정이면 "홍길동 재진 잡아줘"라고 말합니다. 원장 계획과 지난 방문 시간을 읽은 예약 후보(최대 3개)가 제안되고, 고르면 승인 카드로 예약이 잡히며 확정 안내·전일·당일 리마인드가 자동으로 예약됩니다. 재진 예약과 자동 안내
• 남은 업무가 없으면 카드의 방문 종료를 누릅니다. 진행 중인 업무가 있으면 종료할 수 없다고 알려주며, 예약·안내 업무는 종료 뒤에도 처리할 수 있습니다.
• 하루가 끝나기 전 "재진 예약 안 잡힌 사람 있어?"라고 물으면 오늘 진료를 마쳤는데 남은 회차가 있고 예약이 없는 환자를 찾아 주고, 여럿이면 N명 한 번에 예약으로 승인 카드 한 장에 잡을 수 있습니다.

완료 기준

• 중복 환자가 아닌지 확인했습니다.
• 증상·경과가 접수되었고, 환자의 단계와 순번이 화면과 일치합니다.
• 원장이 대기 목록에서 환자를 볼 수 있고, 진료 준비 분석이 준비되었습니다.
• 귀가하는 환자의 다음 예약이 잡혀 있거나, 다음 방문이 미정인 이유가 기록되어 있습니다.

다음 인계

원장에게 넘어갑니다. 접수 원문과 진료 준비 분석, 문진이 진료실에 함께 표시되고 원장 대기 알림이 갔으므로 별도 설명 없이 진료를 시작할 수 있습니다.

자주 놓치는 부분

• 연락처가 없거나 잘못되면 예약 안내와 후속 연락이 실패합니다. 등록 폼에서 연락처를 확인하세요. "홍길동 전화번호 바꿔줘"로 대화에서 고칠 수 있습니다.
• 모르는 항목은 추측해 채우지 말고 미확인으로 둡니다. 통증 점수를 임의로 넣으면 진료 준비 분석이 어긋납니다.
• 문진이 미완료라면 완료된 것처럼 넘기지 말고 현재 상태를 그대로 둡니다. 문진 대신 입력 카드는 저장해야 문진이 끝난 것입니다.
• 비슷한 환자 안내가 떴을 때 확인 없이 신규 등록하면 기록이 두 차트로 나뉠 수 있습니다.
• 환자가 알려 준 사정("오전에만 올 수 있어요")은 "기억해둬"로 메모에 남기면 다음 예약 때 AI가 먼저 짚어 줍니다.
• 환자 동의 없이 홍보 목적 메시지를 보내지 않습니다.

다음 단계: 진료와 검사