재진 예약과 자동 안내

메디에이전트의 약속 하나는 "예약을 잡으면 재진 관리 고민이 끝난다"입니다. 예약을 저장하는 순간 확정 안내·전일·당일 리마인드가 자동으로 예약되고, 예약을 취소하면 남은 안내도 함께 멈춥니다. 재진 날짜를 여러 곳에 적을 필요 없이 예약 하나만 확정하면 됩니다.

대상 역할

원장·의사, 치료사, 코디네이터·상담사, 간호사, 검사자, 직원

대화 한 줄이면 됩니다

"홍길동 다음 주 화요일 2시 재진 잡아줘"라고 말하면 승인 카드가 뜨고, 승인하면 예약이 만들어지면서 안내 일정까지 함께 잡힙니다.

• "내일 2시"처럼 말하면 오늘 날짜 기준 한국 시간으로 해석하고, 오전·오후가 없으면 진료시간 안으로 봅니다. 이미 지난 시각은 잡지 않습니다.
• 같은 환자를 같은 날 두 번 예약하려 하면 기존 예약 시각을 알려 주며 막습니다. 앞으로 잡힌 예약이 있으면 새로 만들지 않고 변경으로 안내합니다.
• 병원 메모에 "재진 예약은 기본 7일 뒤"처럼 적어 두면 그 기준에 맞춰 제안하고, 환자 메모에 "오전에만 내원 가능"이 있으면 오후 예약을 잡기 전에 "오전으로 옮길까요?"라고 먼저 짚습니다.
• 카드에는 환자 이름 옆에 생년월일(1988.03.14)이 붙어, 이름이 같은 환자를 잘못 고르지 않았는지 한 번 더 볼 수 있습니다.
• 카드가 실행 완료로 바뀌면 자동으로 함께 처리 목록에 "예약 확정 안내 · 오늘 / 전일 리마인드 · 9/24 / 당일 안내 · 9/25"가 남고, 답은 "안내 문자 3건이 자동으로 잡혔습니다 … 따로 챙길 일은 없습니다"로 끝납니다.

날짜 없이 말하면 후보를 제안합니다

"홍길동 재진 잡아줘", "홍길동 2주 뒤 재진"처럼 시각이 없으면 되묻는 대신 예약 후보 최대 3개를 이유와 함께 제안합니다. 원장 계획의 재진 간격("1주 후 재진"), 마지막 방문일, 지난 예약 시간대, 그날 예약 수, 진료시간을 근거로 삼습니다. 답 아래 일정을 선택해 예약 준비 버튼에서 하나를 고르면 예약 승인 카드로 이어지고, 카드 안에서 시각을 고쳐도 됩니다.

예약 환자를 미리 준비합니다

전날 저녁이나 아침에 "내일 예약 환자 미리 준비해줘. 먼저 챙길 환자부터 알려줘"라고 말하면 방문 전 준비 카드가 열립니다. 역할에 관계없이 쓸 수 있습니다.

• 환자별로 예약 시각, 진행 중인 치료 회차, 지난 통증, 원장 계획, 메모가 한 줄씩 모이고, 원장·치료실·데스크 중 누가 챙길지로 나뉩니다.
• 챙길 것으로 짚는 신호: 치료 효과 악화·정체, 원장 상담 요청, 판독하지 않은 검사, 28일 이상 공백, 프로그램 마지막 회차, 도수 관리급여 주 2회 초과, 지난 예약 미방문, 초진인데 문진 없음, 안내 문자 실패, 연락처 없음.
• 메모와 예약이 어긋나면 먼저 알려줍니다. 예: "오전에만 내원 가능"인데 오후 1시 예약.
• "9월 29일 예약 환자 준비해줘"처럼 날짜를 말해도 됩니다.

여러 명을 한 번에 잡습니다

하루가 끝나기 전 "재진 예약 안 잡힌 사람 있어?"라고 물으면 오늘 진료를 마쳤는데 남은 회차가 있고 예약이 없는 환자를 찾아 줍니다. "예약 없는 환자 다 잡아줘", "한 번에 예약 잡아줘"라고 말하거나 끊긴 흐름 카드의 N명 한 번에 예약 버튼을 누르면 됩니다.

• 최대 12명에게 단건과 같은 기준(원장 계획 간격·지난 방문 요일·평소 시간)으로 시각을 배정하되, 앞 환자가 잡은 시각은 피해 같은 날 30분씩 나눕니다. 이미 예약이 있는 환자는 건너뜁니다.
• 배정안이 나오면 되묻지 않고 재진 예약 N건을 한 번에 잡을까요? 승인 카드 한 장에 환자별 일시가 전부 보입니다. 특정 환자를 빼 달라고 하면 빼고 다시 보여줍니다.
• 승인하면 환자마다 예약 확정 안내가 함께 예약됩니다. 한 명이 실패해도 나머지는 그대로 진행하고, 실패한 환자는 이유와 함께 알려줍니다.
• 여러 환자에게 안내가 나가는 일이라 승인 방식이 중요한 것만 확인이어도 항상 카드로 묻습니다.

화면에서 잡을 때

같은 재진 예약 시트가 네 곳에서 열립니다. 누가 잡아도 같은 예약입니다.

날짜는 내일 · 3일 뒤 · 1주 뒤 · 2주 뒤 · 1개월 뒤 칩 하나로 정하거나 직접 고르고, 시간과 목적(선택)을 넣어 저장합니다. 저장 중에는 "AI가 안내 일정을 설계하는 중"이 잠시 보이고, 같은 자리에 재진 안내 N건 자동 등록 카드가 뜹니다. 결과 창의 AI로 안내 메시지 관리를 누르면 대화에서 문구와 일정을 다듬을 수 있습니다. 예약이 잡힌 환자는 진료실 화면 이름 옆에 다음 예약 9/6 오후 2:30 · 안내 3건 예약됨 칩이 붙습니다.

안내는 이렇게 설계됩니다

저장하는 순간 AI가 예약까지 남은 기간, 주호소, 진행 중인 치료 회차, 예약 목적을 읽고 언제, 어떤 문구로, 몇 번 안내할지 정합니다. 문안은 "기억 → 다음 방문의 의미 → 일시 → 연락" 구조로, 병원명으로 시작하고 예약 일시를 정확히 담습니다.

• AI가 상황에 맞춰 설계로 표시되면 환자 맞춤 문구("도수치료 11회 중 10회차 진행" 등)가 담긴 것이고, 기본 일정으로 등록이면 규칙 기반 일정입니다. AI가 어떤 이유로든 실패해도 기본 일정이 반드시 등록되므로 안내가 빠지는 일은 없습니다.
• 서버가 날짜 범위와 건수(최대 5건), 금지 표현을 다시 검증합니다. 확정 안내가 빠진 설계는 쓰지 않습니다.
• 연락 거부 환자와 연락처가 없는 환자는 처음부터 대상에서 제외됩니다.

안내 문구와 일정을 대화에서 다듬습니다

"이 환자 안내 문자 언제 나가?", "재진 메시지 뭐라고 가?"라고 물으면 잡힌 안내가 일정 타임라인 카드(확정·중간·전일·당일과 상태)로 보이고, 칩 문구 다듬기 · 중간 안내 추가 · 바뀐 일정 보기가 붙습니다.

환자에게 나가는 문구를 바꾸는 일이라 승인 방식과 관계없이 항상 카드로 확인합니다.

예약 안내 자동 문자 켜고 끄기

예약을 잡을 때 확정·전날·당일 안내가 자동으로 예약될지는 병원 단위로 정합니다. 대표원장이 병원 설정의 메시지·발신 탭에 있는 예약 안내 자동 문자에서 켜고 끕니다.

• 켜짐: 예약을 잡으면 확정·전날·당일 안내가 자동으로 예약되어 발송됩니다.
• 꺼짐: 새 예약에 안내를 잡지 않고, 이미 예정된 안내도 보내지 않습니다. 파일럿 기간처럼 안내를 직접 챙기고 싶을 때 씁니다.

발송은 자동으로, 안전하게

• 발송은 매시 30분에 순차 처리됩니다. 저장 즉시 문자가 나가는 것이 아니라 다음 처리 시각에 나갑니다.
• 밤 9시부터 아침 8시 사이에는 보내지 않습니다. 그 시간대에 걸린 안내는 다음 낮 시간에 처리됩니다.
• 발송 직전에 예약이 아직 유효한지, 환자가 그 사이 연락 거부로 바뀌지 않았는지, 번호가 유효한지 다시 확인한 뒤에만 보냅니다.
• 지금은 알림톡 준비 중이라 문자로 발송됩니다. 비용은 병원의 문자 발송 기록·잔액에 그대로 합산되며, "오늘 문자 나간 거 있어?"로 대화에서 확인하거나 재방문 관리의 자동 발송 탭 발송이력에서 볼 수 있습니다.

변경, 취소, 다시 잡기

화면에서는 기존 예약을 취소하고 새로 잡아도 같습니다. 자동 발송 규칙의 예약 리마인더를 함께 켜 둔 병원이라면 같은 날 안내가 겹치지 않도록 규칙을 한 번 확인하세요.

예약대로 오지 않았다면

시스템은 "치료 중단"이라고 단정하지 않습니다.

• 예약일이 지났는데 내원 기록이 없는 환자는 예약 미방문으로 표시되어 첫 화면과 오늘 보드의 안내 뒤 소식 없음 줄, 재방문 관리의 오늘 연락할 환자에 올라오고, "예약하고 안 온 사람 있어?"로 바로 물을 수 있습니다.
• "홍길동 연락 준비해줘"라고 말하면 첫 마디가 "9월 15일 예약 잡아 두셨는데 못 오셔서…"로 시작하는 통화 대본과 문자 초안이 준비됩니다.
• 담당자가 연락해 "많이 좋아져서 안 가려고 했다"면 치료 종료 의사로, "깜빡했다"면 재예약으로 기록합니다. "안 온대"라고 말하면 거부로, "온다고 해"라고 말하면 예약 확정으로 바로 기록됩니다. 환자의 의도는 시스템이 추측하지 않고 사람이 확인합니다.

예약대로 왔다면

"홍길동님 오셨어"라고 말하면 오늘 예약이 내원 완료로 바뀌고 남은 안내 문자는 멈춥니다. 지난 방문 요약과 함께 오늘 접수가 올라갑니다. 접수와 문진

완료 기준

• 예약이 저장되었고 안내 일정이 등록되었습니다.
• 환자 이름 옆에 다음 예약 칩이 보이거나, "다음 예약 언제야?"에 답이 나옵니다.
• 취소·변경 시 남은 안내가 중단되거나 다시 설계되었습니다.

자주 놓치는 부분

• 연락처가 없거나 잘못되면 안내가 발송되지 않습니다. 접수 단계에서 연락처를 확인하세요.
• SOAP 계획에 적은 재진 예정일은 원장의 다음 할 일과 예약 후보의 근거로 쓰일 뿐, 안내 발송의 기준은 예약입니다. 안내가 나가려면 예약을 잡아야 합니다.
• 예약을 잡은 직후 "문자가 안 왔다"는 문의는 정상일 수 있습니다. 발송은 매시 30분에, 낮 시간에만 나갑니다.
• 예약 등록이 곧 내원이나 안내 발송 완료는 아닙니다. 발송 상태는 "안내 발송됐어?"로 확인합니다.

다음 단계: 재방문 관리와 성과