메시지와 환자 동의

메시지는 환자 경험을 돕지만, 동의와 상황 확인이 빠지면 불편과 신뢰 저하를 낳습니다. 메디에이전트는 발송 전에 막아야 할 것을 시스템이 먼저 확인하도록 만들어져 있습니다. 대화로 "문자 보내줘"라고 해도 같은 확인을 거치고, 보낸 뒤에는 결과까지 따라갑니다.

환자에게 나가는 메시지의 종류

대화에서는 한 명씩 보내거나, 연락 대상·가능성 순위에서 고른 여러 명(최대 10명)을 여러 명 문자 준비 카드로 확인한 뒤 승인 카드 한 장으로 보냅니다. 여러 명 발송은 어느 승인 방식에서도 카드로 확인합니다. 조건만 걸어 수십 명에게 보내는 단체 발송은 자동 발송 규칙이나 재방문 관리 화면의 선택 발송으로만 나갑니다. 어떤 종류든 아래 동의·시간·비용 원칙은 같습니다.

예약을 잡을 때 자동으로 예약되는 확정·전날·당일 안내는 대표원장이 병원 설정 메시지·발신 탭의 예약 안내 자동 문자에서 켜고 끕니다. 꺼 두면 이미 예정된 안내도 보내지 않습니다.

처음 한 번, 발송 준비

1. 발신번호: 발신번호를 등록하지 않아도 메디에이전트 공용 번호로 즉시 발송됩니다. 병원 전화번호를 등록해 통신사 심사(보통 1~3영업일)를 거쳐 승인되면 그때부터 병원 번호로 표시됩니다. 등록은 대표원장의 병원 설정 > 메시지·발신에서 합니다.
2. 대표 전화번호: 안내 문자의 문의처로 들어갑니다. 비어 있으면 첫 화면에 "대표 전화번호 없음"이 표시되고 문의처가 빈칸인 문안은 발송되지 않습니다. "대표전화 변경해줘"로 대화에서 등록합니다.
3. 카카오 채널: 알림톡은 아직 준비 중입니다. 지금은 모든 안내가 문자로 발송되며, 발송 카드·자동 발송 규칙·설정 화면이 같은 내용을 안내합니다. 전환에 대비하려면 카카오 채널 가이드에서 채널 정보 입력 → 연동 확인 → 발신번호 승인 → 문구 승인 순서로 준비해 둘 수 있습니다.
4. 잔액 확인·충전: 발송 비용은 요금제에 매월 포함되는 매달 제공 문자비에서 먼저 차감되고, 다 쓰면 직접 충전 금액에서 차감됩니다. "문자 잔액 얼마야?", "문자 한 통에 얼마야?"로 대화에서 확인하고, 충전은 대표원장은 구독·결제, 코디네이터·상담사는 문자 충전 화면에서만 합니다. 발송에 실패한 건은 자동으로 환불됩니다. 통신사 단계에서 도착하지 못한 문자(결번·수신거부 등)도 발송비가 돌아오고, 그 환자는 끊긴 흐름 안내 발송 · 환자 미도달로 올라와 전화 연락으로 이어집니다.

문자 비용은 메시지 길이에 따라 SMS 또는 LMS 단가로 계산됩니다. 자세한 기준은 요금제와 결제·메시지 비용을 확인하세요.

병원 안내 문안 (원장·대표원장)

• "우리 병원 문안 뭐 있어?"라고 물으면 등록된 문안이 사유별로, 비어 있는 사유와 채워지지 않는 변수 때문에 빈칸으로 나갈 문안, 쓸 수 있는 변수가 함께 보입니다.
• "미내원 21일 문안 만들어줘", "이 문구 다듬어줘"라고 말하면 승인 카드에서 문안을 직접 고쳐 저장합니다. 글자 수와 장문 여부, 광고성 표현 경고가 카드에 보이고, 없는 변수를 쓴 문안은 저장되지 않습니다. 저장은 발송이 아닙니다.
• "표준 문안 한 벌 깔아줘"라고 하면 미내원 재방문·예약 리마인드·신환 해피콜·생일·치료 후 팔로업·소개자 리워드·치료별 맞춤·예약 관리·미수납·정기 검진 열 갈래의 표준 문안 20종이 설치됩니다. 연락 준비에서 표준 문안이 쓰이면 "(표준 문안)"으로 표시됩니다.
• 문안의 변수(치료 전 통증, 개선율, 회차, 다음 예약, 병원 전화, 원장 이름 등)는 환자 기록으로 채워지며, 채워지지 않는 변수가 남으면 그 문안은 보내지 않고 사유를 남깁니다. 통증 개선 변수는 통증이 내려갔을 때만 채웁니다.
• 문안 삭제는 화면에서 합니다. 알림톡 템플릿 등록은 채널 심사 뒤 별도로 진행됩니다.

동의는 두 종류입니다

• 진료 안내(정보성): 예약 안내, 경과 확인처럼 진료에 필요한 안내는 환자가 수신 거부하지 않았다면 발송할 수 있습니다.
• 소식·건강 안내(광고성): 건강 소식, 이벤트성 안내는 환자가 소식 수신에 동의한 경우에만 발송합니다. 이 동의는 문진 제출 시 선택 항목으로 받거나 병원 화면에서 기록합니다.

할인·이벤트·특가 같은 표현이 들어간 문구는 발송 전에 광고성 안내로 자동 감지되어 "소식 수신에 동의한 환자에게만 발송되며, 진료 안내 목적이라면 표현을 바꿔주세요"라는 경고가 표시됩니다. 동의 없는 환자에게는 광고성 문안이 준비되지 않습니다. 수신 설정은 "이 환자한테 문자 보내지 마", "수신 거부 해제해줘"로 바꿀 수 있으며 항상 카드로 확인합니다.

발송 시간 기준

• 야간(21시~익일 8시)에는 환자 안내가 발송되지 않습니다. 야간에는 발송이 미리 막히고 다시 시도할 시간이 안내됩니다.
• 재진 예약 안내는 매시 30분에, 자동 발송 규칙은 매시 정각에 낮 시간(오전 8시~오후 8시)에만 처리됩니다. 야간에 걸린 안내는 다음 낮 시간에 처리됩니다. 시각과 요일은 한국 시간 기준입니다.
• 환자 경과 리포트를 문자로 공유할 때도 같은 기준이 적용됩니다.

발송 전 확인은 시스템이 먼저 합니다

대화에서 문자를 보내 달라고 하면 발송 가능 여부를 먼저 확인합니다. 막히는 이유가 있으면 그대로 알려주고 보내지 않습니다.

1. 연락처: 사용할 수 있는 번호인지. 연락처가 없는 환자는 예약 안내 대상에서도 처음부터 제외됩니다.
2. 동의: 안내 목적에 맞는 수신 동의가 있는지.
3. 수신 거부: 거부 의사가 기록되어 있다면 발송하지 않습니다. 예약 안내도 발송 직전에 다시 확인해 보내지 않습니다.
4. 예약 상태: 이미 예약했거나 내원한 환자에게 같은 안내를 반복하지 않습니다. 자동 발송은 이런 환자를 발송 직전에 자동으로 제외합니다.
5. 비용과 시간: 잔액이 없거나 야간이면 발송이 멈춥니다.

확인을 통과하면 본문 전문이 담긴 승인 카드가 뜹니다. 카드에는 "승인하면 실제로 발송되고 문자 단가가 차감됩니다. 되돌릴 수 없으니 본문을 끝까지 확인해 주세요."가 함께 보이고, 본문은 수정으로 고칠 수 있습니다. 환자 문자 발송은 승인 방식이 무엇이든 항상 카드로 확인합니다. 발송 후에는 채널과 차감 금액을 한 문장으로 알려줍니다.

메시지 작성 원칙

• 환자가 누구인지 확인할 수 있는 최소한의 표현만 사용합니다.
• 민감한 진료 내용과 구체적인 질환명을 일반 메시지에 자세히 쓰지 않습니다.
• 해야 할 행동과 문의 방법을 짧고 분명하게 적습니다.
• 과장된 의료 효과나 결과를 약속하지 않습니다.
• 대화로 보내는 안내 문자는 병원명으로 시작하고 환자 이름과 예약 일시를 정확히 담으며, 광고·진단 표현을 넣지 않습니다. 재진 예약 안내는 AI가 상황에 맞춰 설계하되 서버가 금지 표현을 다시 검증합니다. 환자 행동유형을 정해 두면 유형에 맞는 한마디가 인사 뒤에 붙습니다.

보낸 뒤에는

• 발송 성공 여부만으로 업무가 끝난 것은 아닙니다. 답변, 예약, 수신 거부, 연락 실패 등 실제 결과를 "통화했어", "안 온대"처럼 말해 기록해야 다음 직원의 중복 연락을 막습니다.
• "최근 한 달 보낸 안내 효과 있었어?", "안내 받고 안 온 환자 누구야?"라고 물으면 환자마다 다녀감 · 예약함 · 소식 없음 · 방금 보냄 · 관리 끝과 예약일 미방문 여부, 안내 종류별 다녀간 비율이 정리됩니다. 소식 없는 환자는 연락 준비로 이어집니다.
• 보낸 내용은 "오늘 문자 나간 거 있어?", "발송 실패한 거 있어?"로 대화에서 확인하거나, 재방문 관리의 자동 발송 탭 발송이력에서 언제·누구에게·무엇이 나갔는지 볼 수 있습니다. "안내 발송됐어?"라고 물어도 됩니다.
• 발송 건수는 "환자에게 실제로 나간 성공 발송" 한 가지 기준으로 어느 화면에서나 같은 숫자가 나옵니다.
• 발송 후 "이력이 남지 않았습니다" 경고가 뜨면 재발송하지 말고 관리자에게 확인합니다.
• 발송 실패한 재진 안내는 "이 환자 안내 문자 실패한 거 다시 잡아줘"로 다시 잡을 수 있습니다. 발신번호·잔액 문제는 먼저 해결해야 합니다.

자동 안내가 멈춰야 하는 때

• 예약이 확정되었을 때 — 미내원 안내는 멈추고, 예약 안내가 대신 나갑니다
• 예약이 취소되었을 때 — 남은 예약 안내가 함께 중단됩니다
• 환자가 이미 내원했을 때 — 오늘 예약으로 접수하면 남은 안내가 멈춥니다
• 수신 거부 의사를 밝혔을 때
• 연락처가 잘못되었거나 사용할 수 없을 때
• 원장 확인 대기 회차가 있을 때 — 확인이 끝나면 다시 대상이 됩니다
• 문안의 변수가 채워지지 않을 때 — 빈칸으로 나가지 않고 취소 사유가 남습니다

이 조건들은 발송 직전에 시스템이 확인해 자동으로 제외하고 사유를 남깁니다. 자동 발송 규칙이 켜져 있어도 켜진 규칙이 하나도 없으면 규칙 없음으로 중지로 표시되며 아무것도 나가지 않습니다.

완료 기준

• 동의와 연락 가능 상태를 확인했습니다.
• 발송 목적과 문구가 일치합니다.
• 환자의 반응과 다음 행동을 기록했습니다.
• 중복 안내가 중단되었습니다.

관련 문서: 재진 예약과 자동 안내 · 재방문 관리와 성과